Integrität, Verlässlichkeit und regelkonformes Verhalten haben in der Messe- und Veranstaltungsgesellschaft Magdeburg GmbH einen hohen Stellenwert.
Mitarbeiter und externe Personen können uns über die nachstehenden Meldewege Hinweise auf Fehlverhalten oder begründete Verdachtsmomente für Regel- und Gesetzesverstöße geben (Compliance-Verstoß melden). Dies gibt uns die Möglichkeit, Probleme frühzeitig und richtig anzugehen und Schaden für Kunden, Mitarbeiter und dem Unternehmen abzuwenden.
Eingehende Meldungen werden vertraulich behandelt. Angaben zu Ihrer Person als Hinweisgeber sind freiwillig. Die Mitteilung Ihrer Kontaktdaten und/oder die Preisgabe Ihrer Identität verbessern jedoch die Kommunikation zwischen Ihnen und der Meldestelle. Dadurch kann das Verfahren zur Aufklärung des Hinweises beschleunigt werden.
Ferner steht es Ihnen frei, Hinweise auf mögliche Verstöße an das Bundesamt für Justiz als externe Meldestelle zu richten.
Unser Hinweisgebersystem dient dazu, Mitarbeitern, Geschäftspartnern und externen Dritten die Möglichkeit zu bieten, vertrauliche Informationen über mögliche Verstöße gegen Gesetze, Vorschriften oder Unternehmensrichtlinien zu melden. Die erhobenen und verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen ausschließlich dazu, die Ermittlungen im Zusammenhang mit den gemeldeten Verstößen durchzuführen und angemessene Maßnahmen zu ergreifen.
Personenbezogene Daten
Es werden die personenbezogene Daten verarbeitet, die im Rahmen der Meldung freiwillig angegeben werden. Dies können Name, Kontaktdaten und ggf. Position des Hinweisgebers, Informationen über den gemeldeten Vorfall oder Verstoß, Daten über involvierte Personen oder Parteien sowie grundsätzlich jegliche relevante Dokumente, Beweise oder andere Unterlagen sein.
Zweck der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten dient der Bearbeitung des eingehenden Hinweises und Lösungsfindung.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der gemeldeten Daten erfolgt auf Grundlage der rechtlichen Verpflichtungen des Unternehmens zur Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sowie zur Wahrung berechtigter Interessen, insbesondere zur Aufklärung und Verhinderung von Verstößen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§10, 12 HinSchG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Empfänger der Daten
Die gemeldeten Daten können unter Beachtung der Vertraulichkeit innerhalb des Unternehmens an relevante Abteilungen oder Personen weitergegeben werden, die für die Untersuchung und Maßnahmenergreifung verantwortlich sind.
In bestimmten Fällen kann es notwendig sein, die Daten an externe Partner oder Behörden weiterzugeben, um den gemeldeten Verstoß angemessen zu behandeln.
Dauer der Speicherung
Die Dokumentationen werden drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht.
Dokumentationen können länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.